منشی ها در مطب ها، مراکز تشخیص، بیمارستان ها و دیگر مراکز حوزه درمانی اصولاً اولین کسانی هستند که به نیازهای بیماران پاسخ می دهند و پل ارتباطی مؤثّر میان بیماران و پزشکان به شمار می روند. از آنجا که اولین احساس، تأثیر و برخورد انسان ها، در قضاوت و رفتار بعدی آنان بسیار موثّر است، توانایی منشی ها در تعامل با مراجعین بسیار اهمیت دارد. در این مطلب به معرفی برخی از مهم ترین نکات در ارتباط با استخدام ، شرح وظایف ، توانمندی ها و چگونگی اخراج منشی در مرکز ، میپردازیم .
اولین برخورد
وقتی شخصی را برای اولین بار می بینید، نکات مثبت و منفی که از او مشاهده می کنید معیار ارزیابی و قضاوت شما از آن فرد خواهد بود و این اثر هم به قدری قوی است که یک تاثیر بلند مدت از شخص در ذهن مخاطب برجای خواهد گذاشت.
حالا فرض کنید بیماری برای اولین بار به مرکز شما مراجعه میکند. اگر رفتار منشی با بیمار مناسب نباشد، بیمار قضاوت بدی درباره کل کلینیک شما خواهد داشت. مهم هم نیست که قضاوت او صحیح است یا خیر! ولی اتفاقی که خواهد افتاد این است که او دیگر به مطب شما مراجعه نخواهد کرد که شما یا منشی فرصت کنید ذهنیت او را نسب به خودتان تغییر دهید.
تاثیر منشی بر کسب و کار مرکز درمان و تشخیص شما
* آیا دوست دارید یک منشی مطب زحمات چندین ساله شما را به باد دهد؟
* آیا دوست دارید به خاطر رفتار نامناسب منشی شما، بیمارانتان ذهنیت بدی نسبت به شما پیدا کنند؟
* آیا دوست دارید درصد قابل توجهی از تماس های تلفنی مرکز شما به ویزیت حضوری منجر نشود؟
* آیا دوست دارید هر روز انرژی ذهنی تان به خاطر سروکله زدن با یک منشی غیرحرفه ای هدر رود؟
قطعا هیچ پزشک یا مدیر مرکزی دوست ندارد این پیامدهای تلخ را در مطب یا مرکز خود تجربه کند
یکی از مهم ترین عوامل موفقیت یک پزشک یا مرکز ، در اختیار داشتن یک منشی خوب است !!!
یک منشی حرفه ای آن قدر می تواند در موفقیت یک مرکز تأثیرگذار باشد، که شخصاً دوست ندارم از نام منشی برای این سمت بسیار مهم استفاده کنم. چراکه ممکن است اهمیت آن در موفقیت پزشک دست کم گرفته شود.
به نظر من عنوان مدیر مطب یا مدیر برنامه ریزی می تواند عناوین مناسب تری برای این سمت مهم باشد. اما برای اینکه توضیحات من در مورد نحوه تعامل پزشک با منشی به صورت نادرست برداشت نشود، لذا در ادامه متن از واژه منشی یا پذیرش کننده استفاده خواهم کرد.
استخدام منشی یا پذیرش کننده
- در استخدام منشی مرکز انتخاب های خود را محدود نکنید و با افراد زیادی مصاحبه کنید.
- منشی مرکز بهتر است خانم و ظاهر آراسته و مناسب داشته باشد.
- مهارت کافی در استفاده از کامپیوتر و فضای مجازی داشته باشد.
- فردی که قرار است به عنوان منشی در مرکز شما حضور پیدا کند باید فن بیان قوی داشته باشد.
- از صبور بودن او اطمینان حاصل کنید.
- یک منشی خوب، مهارت های ارتباطی عالی دارد.
- توانایی تحمل فشار کاری بالا و احیانا تحمل ساعات کار زیاد .
- مهارت برنامه ریزی بسیار بالا داشته باشد .
- رازدار باشد .
در استخدام انتخاب خود را محدود نکنید با افراد زیادی مصاحبه کنید
برخی از پزشکان صرفاً از بین دوستان و آشنایان اقدام به انتخاب منشی مرکز می کنند.
این دیدگاه علاوه بر محدود کردن حق انتخاب آن ها، باعث می شود اگر روزی تصمیم به اخراج منشی گرفتند این کار برایشان بسیار سخت باشد؛ چراکه نگران آن هستند که این اخراج، بر رابطه با دوستان و آشنایان خدشه وارد کند. بهتر است هم به دوستان و آشنایان خود اطلاع دهید که قصد استخدام منشی دارید. هم به بیماران خود اطلاع دهید و هم آگهی استخدام منشی یا پذیرش کننده را در روزنامه ها یا وب سایت های مربوطه قرار دهید.
بررسی گزینه های بیشتر، شانس شما را برای داشتن یک منشی حرفه ای تر افزایش می دهد.
منشی بهتر است خانم و ظاهر آراسته و مناسب داشته باشد
منشی مرکز خود را از بین خانم ها انتخاب کنید، زیرا ماهیت این شغل با روحیات خانم ها تناسب بیشتری دارد.
همان طور که اگر یک خانم در معدن مشغول به کار شود، عدم تناسب و هارمونی حس می شود، اگر یک آقا هم منشی مرکز شما باشد، از دید بیماران تناسب زیادی با این شغل نخواهد داشت. ضمن اینکه خانم ها در برقراری ارتباط صمیمانه با بیماران و ایجاد حس همدلی، قوی تر از آقایان هستند.
ظاهر افراد نه تنها بر ادراک دیگران از رفتار ایشان تاثیر می گذارد بلکه بر واکنش دیگران نسبت به ایشان نیز موثر است.
وضعیت ظاهری به خصوص در نگاه اول یا اولین برخورد با افراد، از ویژگی های بسیار مهم در ارتباطات موثر محسوب می شود.
در فردی که فن بیان قوی دارد، ۳ ویژگی به وضوح دیده می شود
۱- به هنگام صحبت از کلمات و اصطلاحات مودبانه استفاده می کند و دایرۀ لغات وسیعی دارد.
۲- در کلمات و صحبت های او انرژی مثبت و امیدواری حس می شود.
۳- در هنگام صحبت کردن، کلمات را واضح بیان می کند، به طوری که صحبت او کاملاً قابل فهم است.
بنابراین نیاز است علاوه بر مصاحبه حضوری، حداقل یک بار به صورت تلفنی با فردی که قصد استخدام او را دارید، صحبت کنید. در این تماس تلفنی دقت کنید که آیا کلمات واضح و پرانرژی هستند یا خیر.
حتی لحن نامناسب و صدای کم انرژی یک منشی در پاسخگویی به تماس های تلفنی ممکن است بیماران را از حضور در مرکز شما منصرف کند.
ادامه و کامل این مطلب را در وب سایت پیلدار , Pildar مطالعه و در صورت نیاز اسلایدهای آن را دانلود کنید .
از صبور بودن او اطمینان حاصل کنید
یک منشی در یک روز کاری با ده ها نفر ارتباط مستقیم دارد. این افراد ممکن است به دلیل بیماری ناراحت باشند و سطح تحملشان پایین آمده باشد. بنابراین ارتباط با آن ها صبوری زیادی می طلبد. منشی باید بتواند در یک روز کاری علی رغم اتفاقات غیر منتظره و نا خوشایندی که ممکن است پیش بیاید، انرژی مثبت خود را حفظ کند و بر روی رفتار و کلام خود تسلط کامل داشته باشد.
بررسی میزان صبر و تحمل یک منشی در مصاحبه استخدامی، کاری بسیار مشکل، اما قابل ارزیابی است.
شما می‌توانید از دو راهکار اسلاید بعد برای ارزیابی میزان صبوری فرد موردنظر استفاده کنید
کامل این مطلب توسط مهندس ایلیا قبیتی نوشته شده است که با اندکی جستجو وبسایت و دیگر مطلب نوشته های ایشان را مطالعه نمایید .